职务权限决定行为性质，公司账目费用决定犯罪数额。只有“利用职务上的便利”主管、管理、经手本单位财物的行为，才可能构成职务侵占罪、挪用资金罪等；犯罪数额一般按行为人实际非法占有的公司财物价值计算，账目中真实发生并用于公司经营的合理成本应当扣除，虚构、虚增或无凭证的成本不能扣除。办案中通常结合岗位职责、审批流程、资金流向和会计凭证综合认定。
一、职务权限：先看“有没有权”，再看“越没越界”
《中华人民共和国刑法》第二百七十一条规定，公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，构成职务侵占罪；第二百七十二条规定，利用职务上的便利，挪用本单位资金归个人使用或者借贷给他人，数额较大、超过三个月未还，或者虽未超过三个月但数额较大、进行营利活动，或者进行非法活动的，构成挪用资金罪。
两个罪名的共同前提是“利用职务上的便利”。这意味着，行为人必须对涉案财物具有主管、管理、经手、审批的职权。若行为人只是利用工作中熟悉环境、容易接近财物等条件，而非职务权限本身，可能构成盗窃罪等其他罪名，数额计算方式也完全不同。
实务中最容易被忽略的是“权限边界”。例如，一名区域经理仅有十万元以内的费用审批权，却签批了五十万元的付款，超出授权部分是否属于“利用职务便利”，需要结合公司授权文件、印章管理、财务复核流程判断，不能仅凭签字事实直接认定。
二、账目费用的基本计算逻辑：按“实际非法占有”而非“账面差额”
司法实践中的一般观点是，职务侵占的犯罪数额以行为人实际非法占有的本公司财物价值为准，而非简单以账目不平的差额计算。账目差额可能由记账错误、往来挂账、跨期结算等多种原因造成。因此，计算时通常遵循以下思路：
- 先确定涉案款项或财物的实际流向与最终归属；
- 再区分其中真实用于公司经营的部分与个人占有的部分；
- 对已返还、已退赔的部分，一般作为量刑情节考虑，是否从犯罪数额中扣减需结合占有时间与主观故意判断。
需要特别注意：真实发生、有合法凭证、与公司经营相关的成本可以扣除；虚构供应商、虚开发票、无凭证的个人消费，以及为掩盖行为而支付的对价，通常不能扣除。
三、常见成本项目说明
下列项目在账目审查中出现频率较高，其可扣除性取决于真实性、关联性与凭证完整度：
- 采购与进货成本：需有合同、发票、入库单、物流凭证相互印证，仅有转账记录通常不足以证明。
- 人力成本与提成：需有劳动合同、工资表、社保记录或经审批的提成方案；口头约定的高额“业务费”举证难度较大。
- 税费及代垫款项：已实际缴纳并完税的，一般可扣除，需提供完税凭证。
- 差旅、业务招待、渠道返利：应有审批单、行程单、消费明细；明显超出经营常规的消费容易被认定为个人挥霍。
- 固定资产与折旧：若款项转化为公司资产且登记在公司名下，一般不认定为被个人占有。
提示：账目中的“成本”能否扣除，本质是证据问题。缺少原始凭证的支出主张，往往难以被采纳。
四、不同罪名的数额档次与影响
根据《最高人民法院、最高人民检察院关于办理贪污贿赂刑事案件适用法律若干问题的解释》（法释〔2016〕9号）第十一条，职务侵占罪“数额较大”“数额巨大”的起点，按照贪污罪相应标准的二倍、五倍执行，即一般为六万元、一百万元；挪用